ANALISIS PROSES PENGADAAN TENDER TERBATAS MENGGUNAKAN PENDEKATAN DMAIC DI PT. XYZ

Abstract

PT XYZ merupakan salah satu perushaan yang bergerk di bidang distribusi dan pemasaran produk minyak dan gas bumi. Proses bisnis yang berjalan di PT XYZ tak luput dari pentingnya peran divisi procurement dalam membantu segala kegiatan operasional yang dibutuhkan dari setiap departemen yang ada di PT XYZ. Kebijakan yang kurang kompleks dalam hal batas maksimal proses pelaksanaan pengadaan mengakibatkan terjadinya durasi yang bervariasi dalam setiap tahapan pengadaan di PT XYZ yang menyebabkan terjadinya keterlambatan proses pengadaan. Melalui pendekatan DMAIC yang melibatkan tools VSM (Value Stream Mapping) didapatkan peningkatan nilai untuk effidiensi proses sebesar 21%. Perancangan strategi mitigasi guna meminimasi terjadinya keterlambatan dalam proses pengadaan dilakukan menggunakan metode House of Risk (HOR) yang menunjukkan terdapat 3 strategi mitigasi yang menjadi prioritas dalam mengantisipasi terjadinya kejadian risiko di PT XYZ yaitu melakukan seleksi, monitoring, dan evaluasi dokumen secara berkala sebelum penerbitan Purchase Requisition (PR) (PA4) dengan nilai effective action sebesar 2.703, pengoptimalan koordinasi dan kinerja konsultan pengawas (PA5) dengan total nilai effective action adalah 2.529 dan strategi mitigasi prioritas ketiga adalah melakukan kegiatan sosialisasi berkala kepada setiap fungsi bagian mengenai pentingnya kelengkapan dokumen (PA3) total nilai effective action adalah 1.646.