EVALUASI PROSES PENGADAAN JASA TRANSPORTIR BBM MENGGUNAKAN METODE VALUE STREAM MAPPING (STUDI KASUS: PT PATRA LOGISTIK)

Abstract

Proses pengadaan jasa transportir di PT Patra Logistik, sebagai salah satu bagian dari distribusi bahan bakar minyak (BBM), mengalami kendala dalam hal efisiensi waktu pada proses pengadaan jasa transportir. Berdasarkan analisis, durasi pengadaan cenderung melampaui batas waktu yang ditentukan, terutama pada tahap usulan penetapan pemenang yang memakan waktu hingga 20 hari, dibandingkan standar 10 hari. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi proses pengadaan menggunakan metode Value Stream Mapping (VSM) untuk mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (non-value added) dan menemukan solusi untuk mengurangi durasi proses. Dengan menggunakan analisis akar masalah (Root Cause Analysis), ditemukan bahwa keterlambatan disebabkan oleh proses usulan penetapan pemenang yang melibatkan banyak pihak hingga tingkat direksi tertinggi. Untuk itu, penelitian merekomendasikan penerapan sistem e-approval sebagai solusi digitalisasi guna mempercepat alur persetujuan. Hasil penelitian menunjukan bahwa dengan menggunakan sistem e-approval, nilai Process Cycle Efficiency meningkat dari 48% menjadi 65% dengan durasi pengadaan sebelumnya 31 hari menjadi 14 hari. Hal ini menunjukan bahwa menggunakan sistem e-approval dapat mengurangi durasi pengadaan hingga 17 hari, dengan peningkatan Process Cycle Efficiency (PCE) sebesar 17%. Sistem ini juga dapat meminimalkan penggunaan kertas, meningkatkan transparansi, dan mempermudah monitoring proses secara real-time.