ANALISIS KESALAHAN PENGUNGGAHAN DOKUMEN DAN DATA VENDOR PADA PROSES PENGADAAN DI PERTAMINA EP PUSAT MELALUI APLIKASI CENTRALIZED INTEGRATED VENDOR DATABASE (CIVD)

Abstract

Pengadaan merupakan suatu salah satu proses penting dalam menunjang bisnis perusahaan, salah satunya di PT Pertamina EP. Kegiatan pengadaan di PT Pertamina EP meliputi penyediaan barang atau jasa yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan, dimulai dari pendaftaran Penyedia Barang/Jasa (PB/J) menjadi menjadi rekan hingga proses pembayaran dan penjalinan hubungan antara perusahaan pembeli dan PB/J. Penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan Kerja Praktik di PT Pertamina EP pada bulan Juni 2019 hingga Agustus 2019. Penulis melaksanakan Kerja Praktik pada bagian Supplier Relationship Management (SRM) dan mengerjakan kegiatan yang berhubungan dengan PB/J, yaitu sebagai verifikator yang memeriksa dokumen administrasi yang diunggah oleh PB/J ke aplikasi Centralized Integrated Vendor Database (CIVD). CIVD merupakan aplikasi terintegrasi yang diperuntukkan untuk proses prakualifikasi bagi PB/J dan seluruh Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) di bawah pengawasan SKK Migas. PB/J dapat memperoleh Sertifikat Pengganti Data Administrasi (SPDA) ketika seluruh dokumen serta informasi yang diisikan sudah terverifikasi. Namun, dalam pelaksanaan kegiatan ini, Penulis menemukan beberapa ketidaksesuaian dokumen atau informasi yang diisikan oleh PB/J ke aplikasi CIVD dengan peraturan yang telah ditetapkan. Kesalahan-kesalahan ini dapat menghambat waktu proses pengadaan karena verifikator harus mengembalikan dokumen tersebut kepada PB/J untuk diperbaiki. Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui kesalahan apa saja yang dilakukan oleh PB/J dalam mengisikan informasi dan mengunggah dokumen administrasi di aplikasi CIVD. Data-data dikumpulkan dengan cara mengumpulkan daftar perusahaan PB/J yang melakukan pengunggahan dokumen pada aplikasi CIVD pada tahun 2018 hingga Juli 2019 dan mengunduh riwayat komentar verifikator CIVD kepada perusahaan PB/J pada periode tersebut. Riwayat komentar tersebut berisikan catatan verifikator kepada PB/J agar PB/J dapat memperbaiki dan menyesuaikan informasi-informasi yang telah diisikan dengan prosedur dari SKK Migas. Metode sampling yang digunakan dalam analisis ini adalah Metode Acak Sederhana, sedangkan penentuan jumlah sampel dilakukan menggunakan Metode Slovin. Berdasarkan pengolahan data, kesalahan yang paling sering terjadi pada tahun 2018 hingga bulan Juli 2019 adalah pengunggahan dokumen pajak berupa Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) yang masa berlakunya telah habis, ketidaksesuaian kode bidang usaha yang diisikan dengan dokumen Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang dilampirkan, dan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK) yang tidak dilampirkan bersamaan dengan Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK). Kesalahan ini dapat diatasi dengan cara melakukan korespondensi dengan pemerintah daerah terkait penyusunan SIUP dan SIUJK yang disesuaikan dengan aturan pemerintah, sosialisasi kepada PB/J agar mengisikan informasi sesuai dengan prosedur yang berlaku, serta memperbaiki prosedur pengunggahan informasi pada aplikasi CIVD dengan menambahkan peraturan terkait pengunggahan SBUJK bersamaan dengan SIUJK yang dilampirkan.