PENGEMBANGAN PROTOTYPE MINI-WMS UNTUK PENGENDALIAN PERSEDIAAN ATK UNIVERSITAS DENGAN VALIDASI SIMULASI (STUDI KASUS: UNIVERSITAS PERTAMINA)

Abstract

Pengelolaan persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di Universitas Pertamina saat ini masih menerapkan sistem manual dengan pendekatan Push System berbasis anggaran tahunan. Strategi pembelian massal (bulk buying) tanpa memperhitungkan fluktuasi permintaan menyebabkan terjadinya inefisiensi ganda, yaitu penumpukan stok mati (dead stock) hingga ribuan unit di akhir periode dan lonjakan biaya simpan yang tidak perlu. Penelitian ini bertujuan untuk merancang kebijakan pengendalian persediaan yang adaptif serta membangun prototipe Warehouse Management System (WMS) fungsional sebagai instrumen pendukung keputusan. Metode yang digunakan adalah simulasi kejadian diskrit (Discrete Event Simulation) untuk memvalidasi model Adaptive Constrained EOQ yang diusulkan. Hasil simulasi menunjukkan bahwa kebijakan usulan mampu menurunkan volume pengadaan agregat sebesar 56,54%, yang berdampak pada penghematan biaya operasional total (Total Cost of Ownership) sebesar Rp 160.998.215 per tahun dan penyelamatan arus kas tunai (Cost Avoidance) sebesar Rp 127.267.300. Selain efisiensi biaya, sistem usulan terbukti tangguh menjaga Service Level pada kisaran 95-100% meskipun beroperasi dengan tingkat stok yang jauh lebih ramping. Prototipe WMS berbasis web yang dihasilkan memiliki fitur notifikasi pemesanan otomatis (Reorder Point), manajemen kapasitas gudang, dan visualisasi stok real-time, yang direkomendasikan untuk segera diimplementasikan guna mendukung transformasi digital logistik universitas.