Peningkatan Efisiensi Waktu Proses Pengadaan Melalui Implementasi Kontrak Online (Studi Kasus: Fungsi Procurement PT. Pertamina Marketing Operation Region I) 

Abstract

Aktivitas pengadaan termasuk salah satu aktivitas vital dalam sebuah instansi. Peran departemen pengadaan dalam setiap instansi adalah memastikan bahwa seluruh kebutuhan tersebut dapat terpenuhi melalui proses pengadaan barang dan jasa. Salah satu prinsip pengadaan menurut Perpres No.16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa adalah efisien. Perkembangan teknologi ini memungkinkan kontrak untuk dibuat secara online. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan baik dari segi waktu maupun sumber daya lainnya. Kontrak pengadaan menurut Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa adalah perjanjian antara Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana swakelola. Namun, dalam penerapannya di lingkungan PT. Pertamina (Persero) MOR I, penerapan kontrak manual sering kali menyebabkan ketidakefisenan waktu, sehingga salah satu solusinya adalah dengan menerapkan sistem kontrak online atau kontrak elektronik. Kontrak elektronik adalah kontrak yang dimana interaksi antar pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak tersebut, termasuk kesepakatan dan persetujuan antar pihak-pihak yang terlibat dilakukan melalui jaringan elektronik. Kontrak online tersebut terbagi menjadi dua jenis, yaitu kontrak online by e-mail dan kontrak online by system. Kedua jenis sistem kontrak online tersebut memiliki masing-masing kelebihan dan kekurangn. Namun, Setelah melakukan pertimbangan menggunakan metode skala likert dan dengan menggunakan software Expert Choice, dapat ditarik kesimpulan bahwa metode kontrak online by system dinilai lebih baik untuk diimplementasikan dibandingkan dengan metode kontrak online by e-mail. Pada penerapan sistem kontrak online by system, proses penanda tanganan juga dilakukan secara elektronik atau yang umum disebut e-signature. E-signature atau tanda tangan elektronik menurut Pasal 52 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik adalah suatu persetujuan dari pihak penanda tangan atas informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang ditandatangani dengan secara elektronik. Namun, pihak-pihak yang berhak melakukan penanda tanganan secara online adalah pihak yang sudah memiliki sertifikat elektronik. Sertifikat elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan staus subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakui oleh menteri dan hukum Indonesia.