Rancang Bangun Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Universitas Pertamina

Abstract

Universitas Pertamina didirikan pada tanggal 11 Februari 2016. Sejak Universitas ini berdiri, Universitas Pertamina banyak menerbitkan dokumen legal. Dalam satu tahun, Universitas Pertamina dapat mengeluarkan sekitar 400 Surat Keputusan (SK) dan tidak lebih dari 30 peraturan. Pengelolaan dokumen legal tersebut dilakukan oleh Fungsi Hukum dan Umum. Saat ini, proses pengelolaan dokumen khusus seperti SK dan peraturan masih dilakukan melalui Microsoft OneDrive, sehingga terjadi beberapa kendala seperti kesulitan pencarian dokumen, kehilangan dan kesulitan dalam melacak dan mencatat siklus hidup dokumen SK dan peraturan. Oleh karena itu, penelitian ini dibuat untuk merancang dan membangun sistem yang dinamakan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) yang akan digunakan oleh Universitas Pertamina sebagai solusi dari beberapa kendala yang dihadapi. Sistem JDIH pada penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan metode prototyping. Tahapan pada perancangannya dimulai dari pengumpulan requirements, pembuatan prototype sistem JDIH, implementasi atau pengembangan sistem serta diakhiri dengan pengujian. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem JDIH yang dapat mengelola siklus hidup dan penyimpanan dokumen SK dan peraturan, melakukan pencarian dokumen SK dan peraturan, memberikan notifikasi serta pendistribusian dokumen SK dan peraturan kepada seluruh pemangku kepentingan. Adapun hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem JDIH Universitas Pertamina dapat memenuhi semua requirements dan dapat berjalan dengan semestinya.